مبادئ التنظيم

#يتفق الباحثون على وجود مبادئ أساسية للتنظيم الإداري وهي:

1⃣ مبدأ حتمية وجود هدف محدد لكل وحدة عمل أو قسم أو إدارة: أي يتطلب توجيه جهود الأفراد بنحوٍ يضمن الإفادة منها إلى أقصى حد ممكن أن تكون هناك أهداف محددة للمنظمة التي يعملون فيها, وأهداف محددة أيضًا لكل إدارة وكل قسم وكل وحدة عمل, على أن تصاغ أهداف وحدات التنظيم على أساس الأهداف العامة للمنظمة, وبنحوٍ يساعد على تحقيقها.

2⃣ مبدأ الاتجاه نحو التخصص عند تكوين الوظائف والوحدات والأقسام: المقصود بهذا المبدأ أنه من المفضل عند تكوين وحدات العمل أو الأقسام أن تتخصص كل وظيفة بنوع واحد من الأعمال, وأن يتولى كل رئيس الإشراف على مجموعة متجانسة من العاملين أو العمليات أو الآلات, بشرط أن تسمح ظروف العمل بهذا التخصص.

3⃣ مبدأ تحديد وظائف الرؤساء بنحو يتناسب مع عدد وظائف المرؤوسين: أي ينبغي أن تحدد نسبة عدد الرؤساء إلى المرؤوسين بنحو يضمن وجود إشراف دقيق غير مباشر على أعمال المرؤوسين, وفي نفس الوقت لا يؤدي إلى تضخم عدد وظائف المشرفين. وتتفاوت هذه النسبة من مستوى إلى آخر داخل الهرم التنظيمي, كما تختلف باختلاف درجة الدقة المطلوبة في العمل الذي يؤديه المرؤوسين.

4⃣ مبدأ تفويض الصلاحيات: أي ينبغي أن يعهد الرؤساء ببعض اختصاصاتهم وصلاحياتهم إلى مرؤوسيهم لكي يباشروها لمدة معينة تحت إشرافهم ورقابتهم. والتفويض نشاط إداري محفز للعمل, تأتي الحاجة إليه عندما لا يستطيع المدير أو الرئيس أن ينفذ كل الأعمال بنفسه أو عند غيابه عن العمل لمدة زمنية معينة.

5️⃣ مبدأ توصيف الوظائف: والمقصود هنا أن تحدد كتابة واجبات كل وظيفة وحقوقها وصلاحياتها والسلطات الممنوحة لها وعلاقاتها بالوظائف الأخرى.

6️⃣ مبدأ وجود رئيس واحد للمرؤوس الواحد: أي أن يكون المرؤوس مسؤول عن القيام بالواجبات المكلف بها أمام شخص واحد هو رئيسه المباشر, وعلى ذلك يتحتم ألا يتلقى أي تعليمات من أي شخص آخر حتى ولو كان من كبار موظفي المنظمة ولا يحاسبه عن نتائج عمله أو عن أخطاءه سوى رئيسه المباشر؛ إذ أن الالتزام بهذا المبدأ يضمن احترام المرؤوسين لرئيسهم المباشر, ويؤدي إلى تحديد الجهة التي تتولى محاسبة المرؤوس.

7️⃣ مبدأ إنشاء عدد محدود من المستويات الإشرافية: أي ينبغي أن يكون عدد المستويات التي تفصل بين أعلى وظيفة في الهرم التنظيمي والوظائف الموجودة في قاعدته محدودًا كلما أمكن ذلك؛ إذ يؤدي تعدد المستويات إلى إطالة المدة التي تتم عن طريقها الاتصالات بين هذه المستويات بعضها ببعض وبالتالي إلى تعطيل العمل.

8️⃣ مبدأ تطوير التنظيم لرفع كفاءة التنفيذ: أي يتحتم مراجعة التنظيم الموجود بالمنظمة لتحقيق التوازن بين عدد وظائف الرؤساء والمرؤوسين أو لتعديل واجبات الوظائف بما يتلاءم مع التغير في طبيعة الآلات وأساليب العمل المستعملة أو لتعديل علاقات الوحدات والأقسام والإدارات بعضها ببعض.

9️⃣ مبدأ تناسب السلطة مع المسؤولية: وهذا يعني أن تكون هناك تكافؤ بين السلطة والمسؤوليات الممنوحة للأفراد العاملين, فلا تزيد السلطة عن المسؤولية. فلا توجد سلطة بلا مسؤولية, ولا توجد مسؤولية محددة من دون أن تقابلها سلطة معينة, وكلما تعاظمت المسؤوليات كلما تتعاظم السلطات المقابلة لها.